GESTION DEL TIEMPO EN UN ENCUENTRO AMISTOSO O PROFESIONAL

Imagen cedida por Enrique
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Era viernes por la tarde mientras volvía a casa después de trabajar. No tenía ganas de nada, me daba pereza hasta abrir el libro que llevaba para leer mientras voy en metro. Por fin llegué a casa, me quité la chaqueta, me puse una Coca cola, me encendí un cigarro, y entonces respiré… Quería descansar un poco antes de ponerme a escribir, pero… ¡Maldita Sea! Venía un amigo de fuera, al que había quedado en llamar a lo largo de la semana y se me había olvidado por completo. Eran cerca de las 20:00H, yo estaba agotado pero tenía ese compromiso. Claro que me apetecía verle, pero estaba realmente exhausto de la semana, y como venía de fuera a pasar sólo el fin de semana, y el sábado por la noche yo tenía otro compromiso, al final llamé para quedar, sin dejarme en el tintero que me tomaría tres cañas y volvería a casa pronto. Llegué algo más tarde, compartí unas cervezas con él y demás amigos y me fui pronto, para volver a quedar al día siguiente para tomar un café de forma más relajada.

Quiero compartir con vosotros algunas claves que desde hace tiempo voy probando en mis encuentros amistosos y profesionales y que me han funcionado bastante bien. Sin ánimo de hacer ley, si es cierto que aplicando unos principios muy básicos como el de escasez o jugar con la puntualidad, el tiempo en el que permaneces en el encuentro, o la forma de dirigirte a los asistentes a una fiesta de forma discriminada, pueden darte muy buenos resultados. Como no podemos aplicar los mismos patrones de una reunión de trabajo, a un encuentro amistoso vamos a ir distinguiendo en cada caso del contexto en el que estamos hablando.

ENCUENTROS BREVES Y APLAZADOS: Tanto en el contexto amistoso como en el profesional. Se aprovecha mucho más el tiempo cuando das a conocer a priori antes de asistir, que no vas a poder estar mucho tiempo. De esta forma si hay que tomar decisiones o presentar una información, es mucho más probable que todos los asistentes al evento sean más puntuales que de costumbre. Desde el punto de vista del cliente a la empresa, el mismo recibe una imagen mucho más positiva, eficiente y mucho más segura, mietras no haya precipitación, que aparte le da a entender, que tienes más cosas que hacer que su servicio, pero que a la par el tiempo que le corresponde a él como cliente, es sagrado y exclusivo para él. Cuando se da un aplazamiento para el siguiente encuentro, se ha de dar siempre con día y hora concreto, nunca dejarlo para “cuando se pueda”, ya que esto puede echar a perder la imagen de eficacia y rapidez en los resultados, que has generado en el primer encuentro con el cliente.

En el caso de que sea con un grupo de amigos con el que tengas más confianza, puedes dejarlo algo más en el aire, ya que no tienes que firmar un contrato. Pero si en cambio, fijas una fecha, que sea esa misma fecha. Recuerda que el resto de tus amigos también tienen vida propia, y no sienta bien que a uno le mareen diciendo primero un día y después otro. Al tratarse de encuentros breves, advierte siempre que vas a quedarte también poco tiempo, lo bueno si breve dos veces bueno, te quedarás con un buen sabor de boca, vivirás más intensamente el encuentro con tus amigos y no te dará ni les darás tiempo para aburrirse.

HORA DE LLEGADA ANFITRIÓN Y ASISTENTE: En el caso que hablemos del contexto profesional, siempre has de llegar antes que el cliente, empezar a la hora y terminar a la hora. Es una forma de demostrarle al cliente que valoras su tiempo tanto como el tuyo. Si eres tú quien ha de desplazarse al lugar donde está tu cliente, llega también antes de la hora.

Si se trata de una reunión amistosa con varias personas, siempre es conveniente llegar un poco tarde, a menos que seas tú mismo quien organice el evento. De esta forma le das un cierto margen de maniobra al que organice la fiesta, ya que estamos hablando de un contexto más informal. Cuando das un pequeño tiempo de margen para llegar a una fiesta de cumpleaños por ejemplo, piensa que le estás dando más tiempo al que organiza y un cierto respiro, ya que siempre quedan detalles de última hora, o quizás quien sirve la comida, la bebida o los hielos llegue algo más tarde. Los que solemos tener el papel de anfitriones, sabemos que siempre hay algún imprevisto en el que no hemos caído (por muy bien preparado que lo tengamos todo) y un pequeño margen de tiempo, no superior a media hora siempre es de agradecer. Mejor esperar que desesperar.

En el caso que seas tú el anfitrión, debes saber que has de estar el primero, es tu fiesta y tu responsabilidad. Hace poco me invitaron a una fiesta en la que se nos citó a todos a una hora aproximada para cenar, y el anfitrión no se presentó en la fiesta hasta la hora de las copas, unas dos horas más tarde, cosa que por cierto no me sentó nada bien, ni a mi, ni al resto de invitados. Aunque no se trataba de un encuentro formal, si no de un cumpleaños, un buen anfitrión vela porque cada asistente se sienta como en casa y acompañando, y más cuando hay varios grupos de gente que entre sí no se conocen. Ten este detalle en cuenta, para que tus amigos se lleven un buen recuerdo de tu fiesta.

VETE SIEMPRE EN EL MEJOR MOMENTO: Si se trata de una reunión amistosa, irse siempre en el momento álgido te deja un buen sabor de boca y te deja con ganas de más. Todo esto, antes que la noche, el cansancio o el alcohol corrompan el mejor ambiente. Desde hace ya bastante tiempo que mi objetivo no es llegar al desayuno cuando salgo de fiesta con mis amigos, a menos de que se trate de una ocasión excepcional... Me lo sigo pasando tanto o mejor, que en mis tiempos de venir a casa desayunado por costumbre. Hay que volver a casa desayunado, pero solamente si lo pide la dinámica del grupo, si te lo van pidiendo el cuerpo y la noche. También te diré que quien te habla ya no es un adolescente y que prefiero dormir un poco más, para levantarme más fresco al día siguiente y aprovecharlo para hacer otras cosas, más que pensar en “quemar la noche” porque si. Y por cierto, algo importante: Que nunca te tengan que echar de ninguna parte, vete antes de que la fiesta termine.

Cuando hablamos de una reunión profesional, el mejor momento es cuando ya se haya tomado una decisión. Nunca aplaces una reunión en la que no se haya tomado una sola decisión, porque es muy probable que en la segunda ocurra si no lo mismo, algo muy parecido. Si es algo que se puede cerrar en una sesión, ciérralo en una sesión justo después de haber marcado unas pautas o justo después de haber tomado una decisión.

Eso si, nunca abandones una reunión a medias aunque tu parte ya esté cumplida y expuesta, por muy bien que lo hayas hecho o por muy satisfecho que te encuentres con tu actuación. Si abandonas antes de que se termine la reunión, te estás exponiendo a perderte cambios que después sí que pueden influir en tu papel o tu función, e incluso debido a tu ausencia ,que quedes descartado. Esto último lo he comprobado en numerosas ocasiones, lo mejor es tomar la decisión y dar por finalizada la reuniónen grupo, nunca te vayas mientras los demás están debatiendo todavía.

El tiempo es oro, aunque estés aburrido y sin hacer nada, nunca olvides que siempre estás haciendo algo… Pensar, reír, decidir, disfrutar o descansar son todas actividades que consumen tiempo.

Un fuerte abrazo.

Arcángel.
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